Tietosuoja­seloste

1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Innovestor Oy (y-tunnus: 2616018-4) ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvat Innovestor Ventures Oy (y-tunnus: 2709716-4), Innovestor Life Science Oy (y-tunnus 3221413-4), Innovestor Ignite Oy (y-tunnus: 2429459-2) ja Innovestor Finance Oy (y-tunnus: 2682277-4) käsittelevät henkilötietoja; mitä henkilötietoja yhtiöt keräävät, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita yhtiöt noudattavat henkilötietojen käsittelyssä. Edellä yksilöityihin Innovestor-konserniin kuuluviin yhtiöihin viitataan tässä tietosuojaselosteessa kollektiivisesti ”Innovestor” tai ”Yhtiö” ellei kulloinkin nimenomaisesti tarkoitettua yhtiötä erikseen yksilöidä sen virallista toiminimeä käyttäen.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Henkilötieto, rekisteröity, rekisterinpitäjä, käsittelijä ja muut keskeiset termit on määritelty EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679) (”tietosuoja-asetus”), jota Yhtiö noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä yhdessä muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön kanssa (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”). Tietosuojasta huolehtiminen on osa kaikkea Innovestorin liiketoimintaa.

Innovestor Oy on Finanssivalvonnan valvoma sijoituspalveluyhtiö, joka tarjoaa sille myönnetyn toimiluvan nojalla liikkeeseenlaskun järjestämistä ja toimeksiantojen välittämistä sekä tiettyjä oheispalveluita. Innovestor Ventures Oy ja Innovestor Life Science Oy ovat Finanssivalvonnan valvomia rekisteröityjä vaihtoehtorahastojen hoitajia, jotka hoitavat niille myönnetyn rekisteröinnin nojalla vaihtoehtorahastoja. Innovestor Ignite Oy rakentaa ja tuottaa corporate venturing -palveluita. Innovestor Finance Oy harjoittaa rahoituksen ja liikkeenjohdon konsultointia sekä sijoitustoimintaa.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Yhtiön tarjoamiin tuotteisiin ja palveluihin sekä niihin liittyviin toimintoihin kuten verkkosivustoon, markkinointitoimenpiteisiin ja sosiaaliseen mediaan. Tietosuojaseloste kattaa Yhtiön asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden (sekä kuluttajat että yritykset), yhteistyökumppanien, palveluntarjoajien ja alihankkijoiden henkilötietojen käsittelyn.

Henkilöstön henkilötietojen käsittelylle on olemassa erillinen tietosuojaseloste tämän tietosuojaselosteen kattaessa kuitenkin rekrytoinnin eli työnhakijoiden ja muiden rekrytointiin liittyvien henkilöiden henkilötietojen käsittelyn.

2. Rekisterinpitäjä

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavilla perusteilla ja seuraavia tarkoituksia varten:

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu Innovestorin tai kolmannen oikeutettuun etuun, olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä kyseistä oikeutettua etua.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät sekä tietosisältö ja tietolähteet

Keräämme rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

4.1 Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

Kohdissa 4.1 – 4.7 mainittujen tietojen antaminen on välttämätöntä Yhtiön ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Yhtiön palveluiden tarjoamiseksi. Mikäli rekisteröity ei anna tarvittavia henkilötietoja, sopimuksen tekeminen tai toteuttaminen tai lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen voi estyä.

Kohdassa 4.8 – 4.11 mainittujen tietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta tarpeellista, jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai jotta voimme palvella asiakasta mahdollisimman hyvin. Rekrytointiin liittyvien tietojen antamatta jättäminen vaikeuttaa työnhakijan arvioimista ja voi johtaa rekrytointiprosessin päättymiseen hänen osaltaan.

4.2 Pääasialliset tietolähteet

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään puhelimitse, sähköpostilla tai tavattaessa rekisteröity henkilökohtaisesti. Lisäksi rekisteröidyt antavat henkilötietoja joko sähköisesti tai paperilla vastaanotettujen merkintäsitoumusten sekä sijoituspalvelu- ja merkintäsopimusten kautta. Rekisteröidyn puolesta tietoja voi antaa myös rekisteröidyn valtuuttama edustaja. Rekisteröity on voinut lisäksi antaa Yhtiölle tietoja vieraillessaan Yhtiössä, sen verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa tai osallistuessaan tapahtumiin tai tilaisuuksiin. Lisäksi tietoja voidaan muutoinkin kerätä henkilön luvalla markkinoinnin yhteydessä.

4.3 Muista lähteistä kerätyt tiedot

Yhtiö saattaa käyttää markkinoinnissaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolten ylläpitämistä rekistereistä, kuten Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämistä rekistereistä tai muista julkisista lähteistä ja tietokannoista kuten LinkedIn-palvelusta.

Alihankkijat, yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät toimittavat rekisteröityjen henkilötietoja lainsäädännön ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa. Yhtiö voi kerätä rekrytointiin liittyviä henkilötietoja työelämän tietosuojaa koskevan lainsäädännön edellytysten mukaisesti rekrytointipalvelujen tarjoajilta ja mahdollisista taustakartoituksista kuten luottotietojen tarkistuksen yhteydessä ja yhteydenotoilla suosittelijoihin.

5 Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet). Henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään, jos niitä tarvitaan oikeusvaateen esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi taikka vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus ja käsittelyperuste. Henkilötietojen käsittelyn perustuessa Innovestor Oy:tä, Innovestor Ventures Oy:tä ja Innovestor Life Science Oy:tä sitovaan erityislainsäädäntöön määrittelee lainsäädäntö usein myös tietojen säilytysajan. Tavanomainen edellytys on, että henkilötietoja säilytetään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä viiden vuoden ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen (erityisesti Innovestor Oy, Innovestor Ventures Oy ja Innovestor Life Science Oy).

Yhteisöjen edustajan osalta yhteisön edustajan henkilötietojen säilyttäminen on lisäksi sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Yhtiön suuntaan.

Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun rekisteröity on tietyn markkinointiaktiviteetin kohteena esim. osallistuu tapahtumaan tai häneen ollaan yhteydessä tietyistä palveluista tai tuotteista, eikä hän ole ilmoittanut vastustavansa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinointiin, tai markkinoinnin perustuessa suostumukseen, peruuttanut antamaansa suostumusta.

Henkilötietojen käsittelyn suostumuksia, kieltoja ja rajoituksia säilytetään myös niin kauan kuin ne ovat voimassa.

Rekrytointiin liittyviä henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan ja sen jälkeen korkeintaan kuusi (6) kuukautta siitä, kun uusi työntekijä on aloittanut tehtävässään (lakisääteinen enimmäisaika koeajalle).  Avoimia hakemuksia säilytetään enintään kuusi (6) kuukautta niiden vastaanottamisesta, ellei rekisteröity sinä aikana liity avoimena olevan paikan rekrytointiprosessiin. Kohdennettuja hakemuksia säilytetään enintään 24 kuukautta niiden vastaanottamisesta. Yhtiö voi pyytää rekisteröidyltä lupaa säilyttää rekrytointitietoja pidempään tulevia avoimia tehtäviä varten. Mikäli rekisteröity valitaan Yhtiön palvelukseen, voidaan henkilötietojen käsittelyä jatkaa työsuhteen perusteella. Tämä käsittely on kuvattu erillisessä henkilöstön tietosuojaselosteessa.

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa. Tarkemmat henkilötietojen säilytysajat tai säilytysaikoja koskevat kriteerit saa pyydettäessä Yhtiöltä.

6 Henkilötietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat

Innovestor-konserniin kuuluvat yhtiöt siirtävät henkilötietoja toisilleen markkinointia, asiakaspalvelua ja muuta asiakassuhteen hoitamista sekä konsernin riskienhallintaa varten. Yhtiöt käsittelevät henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Yhtiö voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille ja hyödyntää ulkopuolisia käsittelijöitä kuten palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyssä. Henkilötietojen käsittelyyn voivat osallistua esimerkiksi IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita, lakipalveluita ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat sekä alihankkijat. Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietojen käsittelijät käsittelevät henkilötietoja lakisääteisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Lisäksi Yhtiö voi joutua luovuttamaan henkilötietoja Yhtiön sopimuskumppaneille ja muille kolmansille tahoille Yhtiön sopimusvelvoitteiden ja lakisääteisten raportointi- ja ilmoitusvelvollisuuksien hoitamiseen liittyvien velvollisuuksien vuoksi.

Tarkemmat tiedot henkilötietojen käsittelijöistä ja muista vastaanottajista saa pyydettäessä Yhtiöltä.

Yhtiö luovuttaa henkilötietoja viranomaisille näiden lakiin perustuvan tietojensaantioikeuden täyttämiseksi. Lisäksi Yhtiö voi joutua luovuttamaan henkilötietoja, mikäli Yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä. Mikäli Yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, se voi joutua luovuttamaan henkilötietoja kolmansille osapuolille.

7 Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhtiö ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle (ETA) ulkopuolelle. Käytämme jäljempänä kohdassa 8 kuvatusti evästeperusteisena työkaluna Google Analyticsia verkkosivustomme ja palveluidemme käytön analysoinnissa. Google Analyticsiin sisältyviä henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, emmekä voi taata siirtojärjestelyjen olevan riittäviä tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tasolla. Seuraamme Suomen tietosuojaviranomaisen ohjeistusta asiassa.

8 Evästeet

Eväste (englanniksi ”cookie”) on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan laitteellesi (pysyvä eväste) tai välimuistiin (istuntoeväste). Verkkosivustoa ylläpitävä verkkopalvelin luo evästeen. Verkkopalvelin määrittelee evästeen sisältämän tiedon, ja tätä tietoa voidaan käyttää käyttäjän vieraillessa verkkosivustolla. Tämä mahdollistaa tietojen tallentamisen, kuten käyttäjän asetusten ja kirjautumistietojen muistamisen. Evästeiden avulla saamme tietoja muun muassa verkkosivustolla vierailevan kielivalinnasta, käytetyn selaimen aikavyöhykkeestä ja ponnahdusikkunaan avautuvan lomakkeen täyttämisestä. Käyttäjä voi hallita ja poistaa selaimeen asennettuja evästeitä vapaasti. Evästeiden kieltäminen voi kuitenkin rajoittaa verkkosivuston tai palveluiden käyttöä.

Käytämme evästeitä asiakaskokemuksen laadun parantamiseksi, käyttäjämäärien analysoimiseksi sekä tuotteidemme ja palveluidemme kehittämiseksi. Evästeiden avulla pystymme muun muassa seuraamaan, oletko tullut verkkosivustollemme tietyn mainoksen kautta, ja siten analysoimaan mainontamme toimivuutta. Automatisoidut ja evästeperusteiset työkalut (Meta ja Google Analytics) ovat apunamme palveluidemme ja verkkosivustomme käytön analysoinnissa. Analysoimme mm. sitä, mistä saavuit verkkosivustollemme, miten siellä navigoit ja kauanko vietät aikaa verkkosivustomme eri osissa. Henkilötietosi voidaan jakaa mainittujen palveluntarjoajien kanssa, joiden evästepolitiikoista löydät lisätietoa palveluntarjoajien nimeä klikkaamalla.

Voimme kohdentaa sinulle internetissä näkyvää markkinointia evästeasetuksiisi perustuen. Voit hallita evästeiden käyttöä selaimesi asetuksista ja halutessasi estää evästeiden käytön ja siten kohdennetun markkinoinnin. Evästeiden hallinta vaihtelee selaimesta (esim. Chrome, Explorer, Safari) toiseen. Varmista siksi käyttämäsi selaimen asetuksista, että evästeitä käytetään haluamallasi tavalla.

9 Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen.

Paperiset materiaalit säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti.

Pääsyoikeudet on rajattu työntehtävien mukaan. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista. Yhtiö voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

10 Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

10.1 Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

10.2 Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista. Yhtiö poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

10.3 Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa ja kieltää tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn, kuten suoramarkkinointiin.

10.4 Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta edeltävään käsittelyyn.

10.5 Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tässä tietosuojaselosteessa mainitulle rekisterinpitäjälle (yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2). Uutiskirjeemme ja mahdollisten muiden sähköisten suoramarkkinointiviestien yhteydessä on linkki, josta voi estää suoramarkkinoinnin (unsubscribe).

Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta) lakisääteisen velvoitteen tai Yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta (kuten esimerkiksi palveluihimme liittyvä velvoite tai vaade).

10.6 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Pyydämme kuitenkin ensisijaisesti selvittämään asian Yhtiön kanssa. Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

11 Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehittämme jatkuvasti palveluitamme ja voimme sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Muutoksista ilmoitetaan yhtiön verkkosivuilla, ja olennaisista muutoksista tiedotetaan rekisteröidyille tarvittaessa.

Tietosuojaseloste on päivitetty 1.3.2023.

11.1 Muutoshistoria